Les pénalités de retard en comptabilité

Une obligation légale

Les pénalités de retard constituent une obligation légale à laquelle le débiteur est soumis. Pour éviter toute déconvenue, il convient de mentionner clairement dans la facture, outre la date de règlement, le montant de ces pénalités. De même, une indemnité forfaitaire vient s’ajouter à ces frais. Celle-ci mérite également de figurer dans la facture, avec précision du montant. En cas de retard de paiement, elle sera versée au créancier à titre de frais de recouvrement. Le versement de cette indemnité est effectif depuis janvier 2013. Du fait de son caractère légal, ce dispositif s’applique d’emblée dès qu’une facture est échue. Il ne devrait donc pas être nécessaire de réclamer ces pénalités, mais en pratique, il est souvent utile de rappeler au débiteur les termes du contrat de vente ainsi que les pénalités indiquées dans la facture.

Quand facturer les pénalités ?

Il est tout à fait possible d’émettre une facture correspondant aux pénalités de retard afin de permettre au débiteur de les payer. Ce type de facture est assez particulière puisque la date d’échéance est la même que celle de l’émission de la facture et aucune TVA n’est appliquée. Du point de vue comptable, l’écriture se fait en débitant le compte client (411) et en créditant le compte 763 qui correspond aux Revenus des autres créances.

Cette méthode, qui consiste à facturer les pénalités, présente l’intérêt d’être plus subtile et plus efficace qu’une relance, notamment pour les clients qui tardent à réagir. Si ce dernier n’a pas payé à la date d’échéance, il pourra être relancé suivant le même processus que pour une facture de vente classique. Cependant, il faut reconnaître qu’émettre une facture pour chaque jour de retard représente aussi beaucoup de contraintes. Il est ainsi possible d’attendre le paiement de la facture initiale et d’établir une seule facture pour toutes les pénalités et indemnités de recouvrement. Dans ce cas, la facture ne sert plus au recouvrement des dettes, mais il faudra compter sur les relances et la bonne foi du client pour espérer encaisser les créances. De même, l’enregistrement comptable de ces entrées d’argent sera facilité et ne se fera qu’une seule fois.

Comment enregistrer les pénalités de retard en Produits financiers

De manière générale, les entreprises optent plutôt pour l’enregistrement des pénalités en Produits financiers. Il n’y a donc pas lieu d’établir une facture, les intérêts dus aux retards sont tout de suite enregistrés dès leur paiement par le client. Au moment de l’encaissement du montant correspondant à la facture de vente initiale, le compte 411 des Clients est crédité. Quant aux indemnités perçues, elles seront comptabilisées en créditant le compte 763 relatif aux Revenus des autres créances. Pour obtenir l’équilibre, la banque, c’est-à-dire le compte 512, sera débitée de la somme totale reçue.

De cette manière, le traitement comptable des pénalités de retard est simplifié et il n’y a pas de lourdeur administrative ou de tâches supplémentaires engendrées par l’émission de factures. Toutefois, en l’absence de tout document comptable prouvant l’existence des créances, elles peuvent être considérées comme inexistantes et les débiteurs risquent de les oublier s’il n’y a pas de relances. Il serait ainsi judicieux de trouver un juste équilibre entre ces différentes méthodes afin de mettre en place un processus de recouvrement efficient. Le fait de les combiner n’est pas à exclure si cela s’avère nécessaire. En effet, si la facturation d’un montant peu significatif ne présente que très peu d’intérêt, celle-ci peut s’avérer utile lorsque la somme s’accumule et devient plus importante.