Les acomptes en comptabilité
Dans le cadre d’un contrat commercial, différents coûts se trouvent à la charge du fournisseur avant la livraison des marchandises et leur facturation. Cette dépense peut fragiliser la trésorerie de l’entreprise et alourdir son BFR (Besoin en Fonds de Roulement). Négocier des acomptes constitue ainsi une solution judicieuse pour supporter, du moins en partie, ces charges financières tout en permettant de réduire le risque d’impayé en cas de défaillance du client. Dans une telle situation, le recouvrement des avoirs ne concernera plus qu’une partie de la facture au lieu de sa totalité. Voici comment enregistrer un acompte dans un traitement comptable.
Une preuve d’engagement
Paiement partiel versé par le client au bénéfice de son fournisseur, un acompte intervient lors de la conclusion d’un contrat commercial. Ce premier versement traduit l’engagement des entités signataires d’exécuter les termes qui y sont établis. Il s’agit pour le client de confirmer sa volonté d’acheter le produit à travers le versement anticipé d’une partie de son prix et pour le fournisseur de procéder à sa livraison.
Le versement d’un acompte rend impossible tout renoncement à l’acte commercial sauf si les deux parties ont réalisé un nouvel accord. Une rétractation unilatérale peut toutefois entraîner une condamnation par un juge. La partie n’ayant pas respecté son engagement se voit ainsi dans l’obligation d’honorer le payement de la totalité du prix s’il s’agit de l’acheteur ou de faire la livraison s’il s’agit du fournisseur. Des dommages et intérêts peuvent également être versés pour compenser le préjudice le cas échéant. Chaque versement d’acompte doit être suivi de l’établissement d’une facture prenant en compte la TVA appliquée pour la transaction.
Enregistrement comptable d’un acompte reçu
Pour le cas d’un acompte reçu, il convient en premier lieu d’enregistrer la réception du paiement partiel anticipé puis de comptabiliser la facture de vente définitive. L’acompte reçu sera par la suite transférer dans le compte client correspondant. La dernière étape consiste à constater le règlement final en déduisant le montant de la somme préalablement perçue.
Enregistrement de la réception du paiement : le compte banque 512 est débité de la valeur de l’acompte plus la TVA. En contrepartie, le compte 4191 qui enregistre les avances et acomptes reçus est crédité de cette somme.
Pour la comptabilisation de la facture de vente finale, le compte client 411 est débité du montant de la facture en TTC, tandis que le compte de produits (classe 7) et 4457 sur la TVA collectée sont crédités.
Il convient par la suite de procéder au transfert de l’acompte perçu dans le compte client en débitant cette fois-ci le compte 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes » au profit du compte 411 clients.
Pour terminer le processus, il faut procéder au règlement de la facture. Le compte Clients 411 se verra ainsi crédité et le compte banque 512 débité. L’acompte a déjà été déduit du montant figurant sur ce décompte final.
Au niveau du client, l’enregistrement comptable de l’acompte suit un schéma similaire. Lors de la tenue comptable, le numéro de compte utilisé est le 4091 « Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes » ce qui est l’inverse du compte 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes » utilisé pour l’enregistrement de l’acompte au niveau fournisseur.
Dans le cadre d’une transaction commerciale, le paiement de l’acompte doit se faire dès la réception de la facture. Afin d’éviter toute déconvenue quant à son versement, il importe d’être vigilant lors de la rédaction de vos CGV. Ces conditions générales de vente doivent, en effet, mentionner l’existence d’un acompte obligatoire. L’exécution du contrat n’intervient qu’une fois cette somme, prévue dans le contrat commercial, soit perçue.