L’organisation du recouvrement en PME

Une approche centrée sur la relation commerciale

À l’origine de tout recours au recouvrement existe toujours une opération commerciale. Il importe donc dès cette phase initiale de la vente d’identifier les clients solvables. C’est aussi le moment de mettre en place un contrat de vente et des conditions commerciales adaptés à chaque entreprise acheteur en vue d’éviter les retards de paiement. De la prospection au profilage des clients avec qui il serait rentable de faire des affaires, le rôle du commercial est crucial. C’est d’ailleurs la personne la plus proche des clients et lui confier le recouvrement constitue de ce fait une décision à la fois logique et judicieuse. Miser sur les compétences du commercial consiste à privilégier la relation avec le client pour s’assurer qu’il paie ses factures à temps. Dans ce sens, le commercial est le plus à même d’entretenir cette relation, de comprendre les problèmes du client, d’avancer des arguments pertinents pour le convaincre à agir et de convenir d'une organisation permettant d’optimiser le recouvrement. Grâce à cette proximité, il lui sera possible d’anticiper les éventuels retards et si besoin d’encourager l’acheteur à régler son dû.

Bien évidemment, il serait plus difficile pour le commercial d’avoir une vision claire des différentes créances en cours et de l’état des impayés s’il n’est pas personnellement impliqué dans tout le processus de la vente. De même, il doit bien comprendre tout l’intérêt de suivre les différentes opérations, de la signature du contrat de vente au respect des engagements des deux parties en passant par l’établissement, la vérification et l’envoi de la facture. Il aura souvent besoin d’être sensibilisé sur les conséquences des risques d’impayés pour lui et pour l’entreprise afin de bien comprendre l’importance des relances et recouvrement amiables qui lui sont confiés. Pour être totalement efficace, il lui sera cependant nécessaire de travailler de près avec les autres services et de comprendre les concepts de base de la comptabilité. Ses responsabilités devraient toutefois être balisées pour éviter la surcharge de travail ou l’empiètement des tâches. Il ne faut pas non plus qu’il se transforme en chargé de recouvrement aux yeux des clients, ce qui va occulter son rôle de conseiller et de vendeur mis à leur service.

Une approche orientée vers la gestion comptable

Pour les entreprises qui hésitent à confier le recouvrement aux commerciaux, le service financier est le mieux placé pour faire l’état des comptes clients. Il connaît mieux l’impact direct que la dette et le crédit client peuvent avoir sur la trésorerie de l’entreprise, ce qui lui confère un rôle privilégié dans le recouvrement. Il faut cependant comprendre que ce service n’entretient pas toujours une relation de proximité avec les clients. En revanche, il n’aura aucun mal à communiquer avec le service financier de l’entreprise acheteur afin de convaincre ce dernier de procéder au paiement de la facture.

Dans cette organisation, il est nécessaire que le comptable use de sa corde commerciale et fasse preuve de diplomatie pour éviter tout malentendu avec le client ou toute tension qui pourrait nuire à l’intérêt de l’entreprise. Selon la taille et les spécificités de l’organisation déjà mise en place dans l’établissement, il peut être judicieux de favoriser le travail d’équipe dans la gestion du recouvrement. Le commercial et le comptable pourront ainsi partager les responsabilités pour une approche cohérente et plus fructueuse de l’organisation du recouvrement. Il appartient à chaque entreprise de trouver cet équilibre pour éviter les impayés et atteindre ses objectifs de développement.