Comment faire du recouvrement amiable préventif ?

La procédure à suivre

La relance préventive consiste à rappeler au client qu’une facture arrive à échéance très prochainement et à lui demander des questions relatives au paiement afin de s’assurer que celui-ci aura bel et bien lieu sous peu. Le recouvrement suit plusieurs étapes qui débutent par un contact du client par téléphone ou par mail. Il s’agit d’identifier et de discuter avec le bon interlocuteur en vue de vérifier l’émission et la conformité de la facture.

Afin d’accélérer la procédure de paiement, cet appel préventif sera aussi une occasion de discuter ensemble sur d’éventuels litiges et de résoudre le problème rapidement en remontant les éléments à corriger au service concerné. Des informations utiles comme le contact des différents interlocuteurs au sein d’une entreprise et sa situation financière peuvent également être collectées lors de cette étape.

L’échange téléphonique avec le bon interlocuteur a pour objectif l’obtention d’un engagement de paiement de la part du client. L’acheteur s’engage ainsi à procéder au règlement de sa facture avant l’échéance de celle-ci. Idéalement, l’accord verbal doit être suivi d’un engagement écrit et signé de l’acheteur. Ce document pourra servir au cas où une procédure judiciaire doit être entreprise. Pour faire plus d’effet, le recouvrement amiable préventif doit être lancé une semaine avant l’échéance de la facture. Ce délai donne au client la possibilité de prendre les mesures nécessaires pour pouvoir payer sa facture à temps.

Les avantages d’un recouvrement amiable préventif

Le recouvrement préventif ne risque pas d’avoir d’effet négatif sur une relation commerciale. Le cas contraire est souvent source de problème puisqu’il conduit à des situations fréquentes d’impayées. Cette défaillance aura des conséquences négatives sur la trésorerie et affaiblira la performance financière d’une entreprise.

Un recouvrement amiable préventif permettra notamment de détecter et de résoudre rapidement les éventuelles erreurs relatives à la facture. Il se peut que lors de cette relance, le client prétend ne pas avoir reçu de facture. Dans ce cas, il faut lui faire parvenir immédiatement une facture copie conforme à l’original par courrier physique et électronique. Il convient également de lui demander d’accuser réception du document et de procéder au paiement immédiat de la facture.

Une relance préventive est aussi un moyen de déterminer à l’avance les éventuels conflits ou problèmes de paiement de l’acheteur avant que la facture n’arrive à échéance. Ces problèmes doivent être réglés sans tarder afin que l’échéance de la facturation soit maintenue. Parmi les erreurs les plus fréquentes figurent l’absence de certaines informations obligatoires comme la date d’échéance ou le numéro de la commande.

Cette action permet à l’entreprise d’éviter les procédures de recouvrement plus complexes engendrant des frais de traitement élevé et nécessitant beaucoup de temps de traitement. Ces frais de traitement du recouvrement peuvent concerner une procédure à l’amiable ou une action en justice.

Les actions de recouvrement amiable préventives sont des signes de professionnalisme et de rigueur. Elles permettent d’apporter une image positive de l’entreprise auprès de ses clients tout en optimisant sa trésorerie. Elles interviennent avant échéance du délai de paiement de la facture, une fois cette date dépassée, une relance curative de premier niveau doit être engagée. Il s’agit pendant la première semaine suivant cette date d’expiration d’alterner les appels téléphoniques et les relances par mail.