Bien rédiger sa facture peut éviter les impayés

Quand émettre une facture ?

L’émission d’une facture relève d’une obligation légale pour tout achat de bien ou de prestation réalisés entre professionnels. Entre une entreprise et un particulier, la facturation est incontournable pour chaque prestation de service supérieure à 25 euros. Toute vente à distance ou vente de marchandise doit aussi s’accompagner d’une facturation.

La facture doit être émise dans le respect des délais prévus par la loi. En règle générale, celle-ci est à envoyer au client au plus tard dans les 15 jours qui suivent la réalisation d’une prestation ou de la vente. Il est pourtant possible d’émettre une facturation périodique, généralement mensuelle, si plusieurs prestations ou ventes sont réalisées pour le même client. Attention, il n’est pas conseillé de dépasser un mois de délai pour l’émission de la facture. Notez que la facture peut être physique ou dématérialisée.

Quelles sont les obligations légales à respecter pour une facture ?

Pour être valide, une facture doit répondre à plusieurs contraintes. Sa rédaction sera bien évidemment effectuée en français. De plus, elle est établie en deux exemplaires, un exemplaire restera pour le prestataire et un autre sera adressé au client. En ce qui concerne les mentions obligatoires, toute facture doit être unique, c’est-à-dire comporter un numéro unique. La date d’émission ainsi que la date de la réalisation de la vente ou de la prestation doivent également y figurer. Si la vente a fait l’objet d’un bon de commande, il convient d’en reporter le numéro sur la facture, ou de le joindre à l’envoi de celle-ci.

Il faut que le nom et l’adresse du prestataire ou du vendeur qui établit la facture apparaissent sur le document. La forme juridique de l’entreprise de l’émetteur doit aussi figurer dans la facture. Il en est de même pour le nom du client à qui celle-ci est adressée.

La dénomination des biens et services fournis ainsi que leur quantité et leur prix sont à détailler dans la facture. Si la TVA est applicable, il faut mentionner son taux, sans oublier le numéro de TVA. Le délai de paiement de la facture est à inscrire lisiblement dans la facture.

Quelles sont les précautions à prendre lors de la rédaction d’une facture ?

Une facture inexacte peut être contestée et donner lieu à une amende. Celle-ci peut être l’équivalent d’un quart du prix de vente ou de la prestation facturée au client. Si la facture est fausse ou s’il s’agit d’une facture de complaisance, elle est passible d’une amende plus élevée allant jusqu’à 50 % de la somme qui a dû être facturée.

Si l’erreur est constatée après l’envoi de la facture, il est possible de l’annuler et de la rectifier. Pour cela, il suffit de transmettre au client une nouvelle facture qui annule la précédente. Pour cela, il ne faut pas oublier de mentionner la référence de la facture annulée.

Afin d’anticiper les retards de paiement, il est préférable de mentionner dans la facture un taux de pénalité à appliquer en cas de retard. Cela persuadera le client à honorer la facture dans les temps. Il est aussi parfois nécessaire de mentionner l’indemnité forfaitaire. Cette indemnité est une somme que le prestataire ou le vendeur est en droit d’exiger si le paiement s’effectue après le délai mentionné dans la facture. Même si un paiement partiel a été effectué, mais le reste n’a pas été payé dans les temps, il est possible de réclamer le paiement de cette indemnité.